Günümüzde çalışma ilişkileri, ilerleyen teknolojiye entegre olmaya devam etmektedir. İnsan Kaynakları kapsamında özlük dosyalarının veya bordrolama süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesi daha önce hiç olmadığı kadar iş dünyasının gündemindedir.

4857 sayılı Kanun'un 75. maddesinde "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür." hükmü yer almaktadır.

Dolayısıyla işveren çalıştığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek ve saklamak zorundadır. Ek olarak, ilgili belgelerin işyeri kuralları, çalışma koşulu niteliğinde olup, ıslak imzalı veya çalışan tarafından özel olarak onaylanmış hallerinin muhafaza edilmesi kanıt yükümlülüğü adına gerekliliktir.

Özlük dosyasında bazı belgeler işe başlanırken verilmesi gerektiği gibi bazı belgeler ise işçinin işyerinde çalıştığı süre boyunca oluşturulan belgelerdir.

Özlük dosyalarında olması gereken belgelerin, aynı zamanda dijital süreçlerle de yürütülebilmesi mümkündür. İşçilerin özlük dosyalarında saklanması gereken önemli belgelerin başında bordroları yer almaktadır. Nitekim aylık olarak işçiler adına düzenlenen bordroların çalışanlara fiziki olarak dağıtılması, ıslak imzalarının alınması ve fiziki olarak özlük dosyalarında saklanması hem zaman hem de kâğıt kullanımı açısından bir yük oluşturmaktadır.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre zaman damgası, bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veveya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, ifade eder.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda öngörülen e-imza, dijital imza ve zaman damgasına ilişkin gerekli alt yapının kullanılması ve işlemlerin anılan kanuna gerçekleştirilmesi halinde bu işlemlerin mevzuata uygun olacağı ve işveren yükümlülüğünün yerine getirilmiş olacağı kabul edilmektedir.

Bu kapsamda, bordro imzalama, yıllık izin talepleri ve onayları gibi süreçlerin dijital olarak yönetilmesi mümkün hale gelmektedir. Süreçlerin dijitalleştirilmesinden önce çalışanlardan yazılı olarak onay alınması gerekir. Nitekim bu değişiklik çalışanlar açısından esaslı bir değişikliktir.