İş ilişkisinin şeffaf, güvenilir ve hukuka uygun şekilde yürütülebilmesi, iş ilişkisinin temel tarafları olan işçi ve işverenin, hak ve yükümlülüklerini açıkça bilmesi ile sıkı sıkıya bağlıdır. Bu çerçevede iş sözleşmesi, işçi ile işveren arasındaki iş ilişkisinin temelini oluşturan, çalışma koşullarını ve karşılıklı sorumlulukları belirleyen en önemli hukuki belgedir.

İşçiye sözleşmenin bir nüshasının verilmesi, 4857 sayılı İş Kanunu'nun öngördüğü bir yükümlülüğün yerine getirilmesi açısından değerli olduğu kadar, işçinin ilerleyen süreçlerde doğabilecek uyuşmazlıklara karşı haklarını koruyabilmesine de imkan tanımaktadır.

İş Kanunu'nun "Tanım ve şekil" başlıklı 8'inci maddesinde iş sözleşmesinin tanımına yer verilmiştir. Hüküm uyarınca iş sözleşmesi, bir tarafın (işçi) bağımlı olarak iş görmeyi, diğer tarafın (işveren) da ücret ödemeyi üstlenmesinden oluşan sözleşmedir.

İş sözleşmesi, Kanun'da aksi belirtilmediği müddetçe özel bir şekle tabi değildir. Bu noktada Kanun'da belirtilen çeşitli iş sözleşmesi türlerinin yazılı olarak yapılması gerekmektedir. Örneğin, uzaktan çalışma iş sözleşmesi veya belirli süreli iş sözleşmesinin yazılı olarak yapılması zorunluluktur. Nitekim, iş ilişkisinde esas olan belirsiz süreli iş sözleşmesidir. Diğer iş sözleşmelerinin istisnai sözleşmeler olduğunu ifade etmek yanlış olmayacaktır.

İstisnai iş sözleşmelerinin söz konusu olmadığı hallerde, belirsiz süreli iş sözleşmesinin ise yazılı olarak yapılmasına ilişkin açık hüküm bulunmamaktadır. Ancak yine İş Kanunu'nun 8'inci maddesinde, "Yazılı sözleşme yapılmayan hallerde işveren işçiye en geç iki ay içinde genel ve özel çalışma koşullarını, günlük ya da haftalık çalışma süresini, temel ücreti ve varsa ücret eklerini, ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini, fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları hükümleri gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür." hükmü yer almaktadır.

Yazılı olarak sözleşme yapılması zorunlu olmayan hallerde dahi işveren tarafından işçiye 2 ay içinde genel ve özel çalışma koşullarını, günlük ya da haftalık çalışma süresini, temel ücreti ve varsa ücret eklerini, ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini, fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları hükümleri gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür.

Dolayısıyla iş sözleşmesinin yazılı olarak yapılma zorunluluğu olmayan hallerde işçiye işin koşullarını bildiren belge verilmelidir. Belge, işçinin koşulları öngörmesi açısından önem arz etmektedir.

Diğer yandan iş teftişlerinde, iş sözleşmesinin bir nüshasının işçiye verilip verilmediği araştırma konusu yapılmaktadır. İş müfettişleri, denetimler sırasında iş sözleşmesinin bir nüshasının işçiye verilmesinin, İş Kanunu'nun 8'inci maddesi kapsamında yerine getirilmesi gereken bir yükümlülük olduğu göz ardı edilmemelidir.

Ek olarak iş sözleşmesinin, işçiye çalışma koşullarına ilişkin bilgilendirmenin yapılmış olduğunun somut bir kanıtı olarak görülmektedir. Bu nedenle iş sözleşmesinin nüshasının işçiye teslim edilmemesi, işveren açısından mevzuata aykırılık teşkil edebileceği gibi, denetimlerde idari yaptırımlara da konu olabilmektedir.