İşverenlerin çalışanlarıyla ilgili olarak yerine getirmesi gereken temel yükümlülüklerden biri, her işçi için özlük dosyası düzenlenmesi ve iş ilişkisi boyunca bu dosyanın güncel tutulmasıdır.

Özlük dosyası, işe alım sürecinden, işçinin çalışma süresi boyunca düzenlenen ücret, izin, disiplin, iş sağlığı ve güvenliği, fesih ve diğer çalışma koşullarına ilişkin bilgi ve belgelerden oluşmaktadır.

Bu bağlamda özlük dosyası düzenlenmesi ve güncel tutulması, işverenlerin yasal yükümlülüğü olduğu kadar, olası uyuşmazlıklarda işverenin ispat yükümlülüğü açısından önem taşımaktadır.

4857 sayılı İş Kanunu'nun "İşçi özlük dosyası" başlıklı 75'inci maddesinde konu aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir:

"İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."

Özlük dosyasında bulunan belgelerin önemli bir bölümü kişisel veri niteliğindedir. Özlük dosyasında yer alacak belgeler arasında özellikle adli sicil kaydı, SGK hizmet dökümü ve sağlık belgeleri bakımından sürecin daha dikkatli yürütülmesi gerekir.

Adli sicil bilgileri özel nitelikli kişisel veri olduğundan, bütün çalışanlardan standart olarak talep edilmesi yerine yapılan iş, özel mevzuat veya işverenin somut hukuki yükümlülüğü ile bağlantısı değerlendirilmelidir. İşin niteliği bakımından kanuni bir gereklilik bulunmuyorsa adli sicil kaydının alınması ve saklanması ölçülülük ilkesi açısından risk oluşturabilecektir.

Benzer şekilde, kişinin geçmiş çalışma hayatına ilişkin geniş kapsamlı bilgiler içeren SGK hizmet dökümünün de özel bir ihtiyaç bulunmaksızın rutin işe giriş belgesi olarak talep edilmemesi gerekir.

Sağlık raporları ise hem iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri hem de özel nitelikli kişisel veri içermeleri nedeniyle ayrıca korunmalıdır. İşverenin mevzuattan kaynaklanan sağlık gözetimi yükümlülüğü çerçevesinde gerekli sağlık verilerinin işlenmesi mümkündür. Ancak işçinin işiyle bağlantılı olmayan sağlık taramalarının talep edilmesi uygun olmayacaktır.