"Kurumsallaşmayı düşünüyor musunuz" diye sorduğunuzda birçok işletme sahibinden şu cevapları alırsınız:

"Güzel ama bize uygun değil" ya da "bizim için erken."

İnsanoğlu istemediği şey için bahane, istediği şey için çare bulur. Devekuşuna "uç" demişler, "ben deveyim" demiş; "öyleyse koş" demişler, "ben kuşum" demiş.

İşletmelerin kurumsallaşmaya mesafeli yaklaşımı kimi zaman haklı gerekçelere, kimi zaman ise bahanelere dayanır. En çok dile getirilen gerekçeleri ve gerçeklik paylarını birlikte değerlendirelim.

1.Küçük işletme olma gerekçesi

"Biz küçüğüz, kurumsallaşma bize fazla gelir" sözünü sık duyarız.

Oysa kurumsallaşma alışkanlığı önce ailede, sonra işletmede başlar. Adalet, şeffaflık, hesap verebilirlik, sorumluluk ve istişare ilkeleri iş hayatında da sosyal yaşamda da geçerlidir.

Yedi yaşındaki çocuk, on beş yaşındaki delikanlı ve kırk yaşındaki yetişkin pantolon ve ceketten oluşan elbise giyer. Bütün elbiselerin kolları ve paçaları bulunur ama çocuğa yetişkin, yetişkine de çocuk elbisesi giydiremezsiniz.

Bunun gibi, otuz kişinin çalıştığı işletmeyle iki bin kişinin çalıştığı işletmenin kuralları ve kurumları bazı benzerlikler olsa da aynı değildir ama ikisi de kurumsal olabilir. Fark, kapsam ve derinliktedir.

2.Bürokrasi endişesi

"Kurumsallaşma demek bürokrasi demek" düşüncesi yaygındır.

Kurallar konuldukça kararlar biraz yavaşlar, doğrudur. Ama hız uğruna alınan yanlış kararların bedeli çok daha ağırdır. Kurumsallaşma hataları azaltır, öngörülebilirlik kazandırır. Ayrıca bu bir yolculuktur: İlk adımlar basit olur, zamanla derinleşir.

3.Maliyet kaygısı

Kurumsallaşma çalışmasında danışmanlık, eğitim, yazılım ve uzman kadro ihtiyaçları gibi maliyetlerin karşılanması gerekecektir.

Bu endişe elbette haklıdır. Ancak üretim kapasitesini artıracak bir makine yatırımı nasıl gerekli ve makul görülüyorsa, yönetim anlayışına ve insana yapılan yatırım da makul görülmelidir.

Unutmayalım: Bugün harcanan kaynak, yarın işletmenizi ayakta tutacak yatırımdır. Kısa, orta ve uzun dönemde gerçekleştirilecek verimlilik artışı, sürdürülebilirlik, değer artışı ve potansiyel risklerin önlenmesiyle bu maliyet kendini fazlasıyla amorti edecektir.

4.Zaman yetersizliği

Kurumsallaşma çalışmaları için iş insanlarının ve yöneticilerin zaman ayırması gerekir. Ancak, günlük koşturmacadan başını kaldıramayanlar stratejik konulara vakit ayıramazlar.

İşte tam da bu gerekçe aslında kurumsallaşma ihtiyacının göstergelerinden biridir.

Stratejik konuları ihmal edenler sürdürülebilirliklerini tehlikeye atarlar. Kurumsallaşmanın temel taşları misyon, vizyon ve stratejik hedeflerdir.

Öte yandan kurumsallaşma çalışmalarında patronun veya yöneticinin sürekli meşgul edileceği algısı da doğru değildir. Mutfak çalışmalarını danışmanlar ve çalışma grubunda görev alan sınırlı sayıda kişi yürütecek, patron ve yönetim çıktılarla ilgilenecektir.

5.Otorite ve kontrolü kaybetme endişesi

Kurallar getirildikçe ve yetkiler paylaşıldıkça otoritenin zayıflayacağı, kontrolün kaybedileceği endişesini yaygındır.

Kurumsallaşmanın bürokrasiyi göreceli olarak artırdığı doğrudur ancak kontrolü zayıflattığı algısı yanlıştır. Tersine kurumsallaşma ile:

· Daha sistematik ve bilinçli kontrol mekanizmaları kurulur,

· Yetkilerin paylaşılması ile, üst kademe yöneticileri daha önemli ve stratejik konulara daha fazla zaman ayırır, işletmenin sürdürülebilirliği güvence altına alınır.

Ayrıca şunu da hatırlatmalıyız: Başarılı bir kurumsallaşma çalışmasında getirilecek kurallar patrona rağmen değil, patronun endişelerini de giderecek şekilde geliştirilir.

6.Yönetim konforunun bozulması

Tek başına karar veren, olumsuz sonuçlardan kendisi dahil kimseye hesap vermeyen bazı kurucu patronlar şeffaflık, hesap verebilirlik ve sorumluluk ilkelerini kolayca benimseyemezler. Bu sebeple kurumsallaşma çalışmalarına mesafeli dururlar.

7.Çalışma kültürü ve alışkanlıklardan kaynaklanan sebepler

Her işletmenin kendine has bir geçmişi, tarihi, kültürü ve bunların bileşiminden oluşmuş farklı bir kimliği vardır. Ancak bu farklılık değişime direncin bahanesi olmamalıdır.

Farklılıkların yanında sayılamayacak kadar benzerlikler de vardır. Milyarlarca insanın farklı kimliği ve fiziksel özellikleri tıp biliminin gelişimine ve uygulamasına engel olmadığı gibi, kurumsal kimlik farklılıkları da yönetim biliminin uygulanmasına engel olmamalıdır.

Kurumsallaşma çalışmalarında mevcut kültürün bütün olumlu özellikleri korunur ve geliştirilirken olumsuz kültür özellikleri tedrici olarak terkedilir.

Örneğin:

Çalışma saatlerini ve çok çalışmayı tek başarı ölçütü sanan patron, diğer sorunları görmezden gelebilir.

Çalışanlarına sadece bir hafta yıllık izin kullandıran işveren, mevzuatı önemsemeyebilir.