Yöneticiler, yeni bir iş ortaya çıktığında çoğu zaman güvenilir, çalışkan ve işini severek yapan çalışanlara yönelirler. Çünkü bu çalışanların verilen işi zamanında ve iyi yapacaklarına inanırlar. Ancak bu tercih sürekli tekrarlandığında, işini iyi yapmanın bedeli daha fazla iş yükü üstlenmek olabilir.

Üstelik çalışanlar, çalışkanlıklarına ve güvenilirliklerine ilişkin algının bozulmasından çekinerek kendilerine verilen ek görevleri sorgulamaktan kaçınabilirler. Böylece başlangıçta iyi niyetli görünen bir uygulama, zamanla adaletsiz bir iş dağılımına dönüşebilir.

İş dünyasında bu soruna dikkat çeken ilginç bir araştırma yayımlandı.

İçsel motivasyon, kişinin yalnızca maaş, prim veya terfi gibi dışsal ödüller için değil, yaptığı işi anlamlı, ilgi çekici veya tatmin edici bulduğu için çalışmasıdır. Ek görevler ise çalışanın olağan sorumluluklarına ek olarak üstlendiği işlerdir. Bunlar işletme için gerekli olabilir; ancak her zaman çalışanın temel görevleriyle, uzmanlığıyla veya kariyer hedefleriyle örtüşmeyebilir.

Araştırmalar, işini severek yapan çalışanlara daha fazla ek görev verilmesinin, beklenmedik biçimde hem çalışan hem de işletme açısından olumsuz sonuçlar doğurabileceğini gösteriyor.

Ek görev dağılımına ilişkin araştırma

Sangah Bae ve Kaitlin Woolley'nin Organization Science dergisinde yayımlanan araştırması bu konuyu inceliyor. Araştırmaya 800'den fazla yönetici dahil edildi (1).

Araştırmacılar, yöneticilerin ek görev verirken çalışanların içsel motivasyonlarından nasıl etkilendiklerini anlamak amacıyla beş temel çalışma ve tamamlayıcı araştırmalar gerçekleştirdiler. Çalışmalarda yöneticilerin kendi çalışanlarına ilişkin değerlendirmelerinden, gerçek çalışan profilleri üzerinden yapılan deneylerden ve tekrarlanan görev dağıtımı kararlarından yararlanıldı.

Araştırmanın üniversite tarafından yayımlanan özetine göre, yöneticilerin yüzde 76'sı en az ayda bir kez ek görev dağıttığını belirtti. Ayrıca yöneticiler, iki çalışan arasında seçim yapmaları istendiğinde, işini daha çok severek yaptığı düşünülen çalışanı beklenenden daha sık tercih ettiler.

Araştırmada öne çıkan bulgular şöyle:

Yöneticiler, içsel motivasyonu yüksek gördükleri çalışanlara, ek görevleri daha sık verme eğilimindeler.

Görev dağıtımı kararları tek tek değil, topluca değerlendirildiğinde bu eğilim zayıflıyor.

Yöneticilere, işini seven çalışanların da tükenmişlik riski taşıyabileceği hatırlatıldığında ek görev dağıtımındaki yanlılık azalıyor.

Ek görevler, çalışanın temel işlerine ayırdığı zaman ve dikkati azaltabiliyor. Araştırmada bunun performansa ve performansa bağlı kazançlara olumsuz yansıyabildiği de görüldü.

Sürekli tekrarlanan ek görev dağıtımı, çalışanların iyilik hâli ve adalet algısı bakımından da sorunlara yol açabiliyor.

Yöneticiler ek işleri neden işini sevenlere verir

Araştırmacılar, bu tercihin ardındaki psikolojik mekanizmayı da incelediler. "Motive oversimplification" olarak adlandırdıkları bu mekanizmayı Türkçeye "güdüyü aşırı basitleştirme" şeklinde çevirebiliriz.

Yöneticiler, temel işinden keyif alan bir çalışanın ek görevlerden de keyif alacağını düşünebilirler. Üstelik işini severek yapan kişinin daha fazla çalışmaktan daha az yorulacağını ve tükenmişlik riskinin düşük olacağını varsayabilirler. Böylece o çalışan, ek görevler için kendiliğinden ideal bir aday gibi görünür.

Oysa bir işi sevmek, her işi sevmek anlamına gelmez. Finansal analiz yapmaktan hoşlanan bir çalışan, başkalarının eksik belgelerini tamamlamaktan veya sürekli rutin raporlar hazırlamaktan aynı ölçüde memnun olmayabilir.

Ayrıca içsel motivasyon, sınırsız enerji anlamına gelmez. İşini önemseyen ve sorumluluk duygusu yüksek kişiler, kendilerinden bekleneni yerine getirmek için sınırlarını zorlayabilirler. Bu sebeple yöneticinin çalışanı daha az yorulacak biri olarak görmesi, gerçekte ne kadar yorulduğunu gözden kaçırmasına yol açabilir.

Araştırmanın ortaya koyduğu temel yönetim hatası tam da budur: Çalışanın yaptığı işi sevmesiyle, kendisine verilebilecek her işi severek yapacağı düşüncesini birbirine karıştırmak.

Ek işler çalışanları nasıl etkiliyor

Bir çalışana sürekli ek görev verilmesinin ilk sonucu, temel sorumluluklarına ayırabileceği zamanın azalmasıdır. Çalışan, başkalarının işlerini tamamlamak için kendi işlerini ertelemek zorunda kalabilir. Bu durum, temel görevlerindeki performansını düşürebilir ve performansa bağlı kazançlarını olumsuz etkileyebilir.

İkinci sorun, adalet algısıyla ilgilidir. Bir ekipte ek görevler sürekli aynı kişilere veriliyorsa, bu kişilerin güvenilir olmalarının kendilerine ek bir yük getirdiğini düşünmeleri doğaldır. Diğer çalışanlar ise görev dağılımını kayırmacılık olarak yorumlayabilir.

Üçüncü sorun, kariyer gelişimidir. İşletmenin işleyişi için gerekli olmakla birlikte terfi ve mesleki gelişime sınırlı katkı sağlayan işler, zaman içinde belirli çalışanların üzerine yığılabilir. Bu çalışanlar başkalarının işlerini kolaylaştırırken kendi gelişimlerine katkıda bulunacak fırsatlara daha az zaman ayırabilirler.

Sonuçta yöneticinin kısa vadede işlerin tamamlanmasını sağlamak için yaptığı tercih, uzun vadede motivasyon kaybına, iş yükü dengesizliğine ve ekip içindeki güvenin zayıflamasına yol açabilir.

Ek iş dağıtımında dikkat edilecek konular

Araştırmanın bulguları, yöneticilerin görev dağıtımını daha bilinçli ve dengeli yapmaları gerektiğini gösteriyor.

Sorumlulukları adil dağıtın.

Yeni bir iş ortaya çıktığında hemen en çalışkan veya en güvenilir kişiye yönelmek yerine, ekipteki çalışanların mevcut iş yüklerini ve sorumluluklarını değerlendirin. Amaç, herkese mekanik olarak aynı sayıda iş vermek değil, işlerin zorluğunu, gerektirdiği zamanı ve çalışanların mevcut yükünü dikkate almaktır.

Görevleri tek tek değil, topluca değerlendirin.

Araştırmanın doğrudan desteklediği önerilerden biri budur. Yeni görevleri ortaya çıktıkları anda birbirinden bağımsız kararlarla dağıtmak yerine, belirli aralıklarla bütün ek işleri ve bunların kimlere verildiğini birlikte değerlendirmek gerekir. Böylece tek tek bakıldığında önemsiz görünen tercihlerin zaman içinde nasıl bir dengesizlik doğurduğu fark edilebilir.