İş yaşamımızda ajandamızda kayıtlı onlarca iş yapılmayı, onlarca mail de cevaplanmayı bekler. İşlere başlamamış olsak ve maillere cevap vermemiş olsak da bunlar zihnimizde yer tutar.

Ancak ilginç olanı şu ki, bir süre sonra, yapmamız gerektiğini düşündüğümüz bazı işlerin yapılmasına ve maillerin cevaplanmasına gerek olmadığını fark ederiz.

O iş için başka bir çözüm bulunmuş, planlanmış bir toplantı iptal edilmiş veya konunun önemi kalmamış olabilir (1).

Eksik-bekleyen işlerin zihinde yer etmesi

Psikolog Bluma Zeigarnik, garsonların ödenmemiş siparişleri ödenmişlerden daha iyi hatırladığını gözlemledi.

Bu gözlemle, tamamlanmamış işlerin zihinde daha çok yer tuttuğu tezi geliştirildi. Teze göre, bir iş yapılmadıysa, zihin onu "açık dosya" gibi arka planda sürekli çalıştırır. Bu da farkında olmadan zihinsel enerji tüketir, stres üretir.

Zihin tamamlanan işleri kapatır, unutulmaya veya arka plana atılmaya hazır hale getirirken, tamamlanmayan işler açık kalır.

Ne kadar çok "yarım iş" varsa:

Zihin o kadar dağılır,

Odaklanma gücü azalır,

Stres artar,

Karar kalitesi düşer.

Bu durum özellikle yoğun yöneticiler ve şirket sahipleri için risklidir.

Bekleyen işler zihni meşgul ederken bazı işlerin de beklerken kendiliğinden çözüldüğü veya o işin yapılmasına gerek kalmadığı görülür.

Kendiliğinden çözülen işler

Bazı işler yapılmadığında hiçbir şey kaybetmezsiniz. Çünkü sistem zaten kendi içinde çözüm üretmiştir. O görev ya kendiliğinden önemsizleşmiş ya başka bir gelişme tarafından çözülmüş ya da zaten hiç yapılmaması gereken bir iş olarak ortadan kalkmış olur.

Her açık kalan iş, bitirilmeli diye bir kural yok. Bazıları, hiç dokunmadan da kapanabilir.

2006 yılında Ford'da göreve gelen CEO Alan Mulally'nin Ford bünyesinde yaptığı radikal dönüşümler arasında "şirketi açık dosyalardan kurtarma" eylemi önemli bir yer tutuyordu.

Raporlarda gösterilen gecikmeler "sinyal" olarak kabul edildi. Geciken raporlar sorgulanarak gereksiz olanlar ayıklandı. Bazı görevler, doğrudan çözülmek yerine gözlemlendi, bazılarının zaten sistem içinde çözülmeye başladığı görüldü.

Ford, "her şeyi hemen yapmalıyız" kültüründen çıkıp, "önemli olanı yapalım, diğerleri zaten kendini gösterir" anlayışına yöneldi.

Bazı işler neden kendiliğinden çözülür

Sistem içinde zaten çözümlenecek olan bazı işler, kurallar, süreçler veya otomasyonlar devreye girdiğinde çözülmüş olur. Mesela cari hesaplarla ilgili bazı problemler, muhasebenin dönem kapaması sonrasında sırasında çözülür.

Duygusal tepkiden doğan bazı işler duygusal yoğunluğun azalmasıyla normalleşir. Yönetici veya çalışanların aşırı kontrol isteği, sabırsızlığı, aceleciliği sebebiyle acil gibi algılanan işler 1-2 gün geçtikten sonra kendiliğinden çözülmüş olur.

Neden bazı işler kendiliğinden çözülür

İşlerin kendiliğinden çözülmesinin birkaç sebebi şunlardır:

Sistemler ritmini bulur: Bir görev bir departmana verildiyse departman dışındaki kişilerin o görevle ilgili rol almasına gerek olmaz. İlgili departman kendi ritmi içinde o işi tamamlar.

İnsanlar kendi problemlerini çözme eğilimindedir: Psikolojide buna "self-regulation" denir. Kişiye fırsat verilirse, önce kendisi çözmeye çalışır.