Yöneticiler, özellikle patron yöneticiler, ekiplerinde yeterince inisiyatif alan ve işini özenle yapan çalışanların bulunmadığını düşünebilirler. Bu düşünceyle faaliyetlerin tamamını sıkı kontrol altında tutmaya yönelirler. Ancak her işi denetleme çabası, zamanla yöneticinin iş yükünü ve stresini artırırken çalışanların sorumluluk alma isteğini de zayıflatabilir.

Kontrol, yönetimin vazgeçilmez işlevlerinden biridir. Ancak her işlevde olduğu gibi kontrolde de dengeye ihtiyaç vardır. Önemli olan her şeyi bizzat kontrol etmek değil, işlerin doğru yürütülmesini sağlayacak etkili bir kontrol sistemi kurmaktır.

Aşırı kontrolü besleyen yönetim anlayışı

Aşırı kontrol eğiliminin önemli kaynaklarından biri mikro yönetim anlayışıdır.

Mikro yönetimde yönetici, çalışanlara yalnızca neyi ve hangi sonucu elde etmek için yapacaklarını söylemekle yetinmez. İşin nasıl, hangi sırayla ve hangi yöntemle yapılacağına, hatta çoğu zaman küçük ayrıntılarına kadar müdahale eder.

Çalışanın hazırladığı her e-postayı, raporların her aşamasını, müşteriye iletilecek her teklifi veya yaptığı küçük harcamaları önceden onaylama ihtiyacı duyar. Böylece yönetici, sonuçları değerlendirmek yerine işin her aşamasını yönetmeye çalışır.

Kararların merkezileştirildiği komuta-kontrol yönetimi de aşırı kontrol eğilimini besleyebilir. Bu yaklaşımda kararlar büyük ölçüde üst yönetim tarafından alınır; ara yöneticiler ve çalışanlar ise belirlenen talimatları uygular.

Bununla birlikte komuta-kontrol ile mikro yönetim aynı şey değildir. Bir yönetici kritik kararları merkezileştirirken günlük işleri ve düşük riskli kararları çalışanlarına bırakabilir. Buna karşılık, yetki devrinin yaygın olduğu bir şirkette bile yönetici kendi ekibini mikro yönetebilir.

Dolayısıyla sorun, kararların merkezileştirilmesinden çok, bunun gereksiz ayrıntılara müdahale etme alışkanlığıyla birleşmesidir.

Aşırı kontrolcü davranışın sebepleri

Aşırı kontrolün arkasında farklı sebepler bulunabilir.

Özgüven eksikliği: Yönetici kendi yeterliliğinden veya işlerin kendisi olmadan doğru yürüyebileceğinden kuşku duyabilir. Süreci kontrol altında tutmak, belirsizlik karşısındaki kaygısını azaltmanın bir yolu hâline gelebilir.Başkalarına güvenmeme: Çalışanların yetkinliğini, iyi niyetini veya sorumluluk anlayışını yeterli bulmayabilir.Mükemmeliyetçilik: Kabul edilebilir bir sonucu yeterli görmek yerine her ayrıntının kendi standartlarına uymasını isteyebilir.Güç ve statü ihtiyacı: Kararların kendisinden geçmesini otoritesinin ve vazgeçilmezliğinin göstergesi olarak görebilir.Örgütsel baskı: Üst yönetimin yoğun hedef baskısı, ağır mevzuat yükümlülükleri veya geçmişte yaşanan ciddi hatalar daha sıkı denetime yol açabilir.

Bu sebeplerin hiçbiri tek başına bütün kontrolcü yöneticileri açıklamaz. Önemli olan, gerekli denetim ile yöneticinin kendi kaygılarını gidermek amacıyla başvurduğu müdahaleleri birbirinden ayırabilmektir.

Aşırı kontrolcü yaklaşımın çalışanlar üzerindeki etkileri

Aşırı kontrol, çalışanların psikolojisini ve çalışma biçimini olumsuz etkileyebilir.

Sürekli denetlenen çalışan, küçük bir hatanın bile eleştiri konusu olacağını düşünerek hata yapmaktan korkabilir. Kendi kararlarını verme imkânı azaldıkça özerklik ve iş tatmini duygusu zayıflayabilir. Sürekli müdahale edilmesi, yöneticisinin kendisine güvenmediği algısını da güçlendirebilir.

Yönetici ne zaman ve hangi ayrıntıya müdahale edeceği konusunda öngörülemez davranıyorsa çalışan, bir sonraki eleştiriyi bekleyerek tetikte kalabilir. Hata yapmamak öncelik kazandığında ise yeni yöntemler denemekten ve sorumluluk almaktan kaçınabilir.

Bu etkiler birbirini besleyen bir döngü oluşturabilir. Kaygılanan çalışan daha fazla kararını üstüne bırakır; yönetici de bunu çalışanın yetersizliğinin kanıtı sayarak kontrolü artırır. Sonunda yönetici her ayrıntıyla uğraşırken çalışanlar inisiyatif kullanma becerilerini geliştiremez.

Elbette her denetim kaygı yaratmaz. Açık kurallara dayanan, adil ve öngörülebilir bir kontrol sistemi çalışanlara güven de verebilir. Sorun, kontrolün baskıya ve gereksiz müdahaleye dönüşmesidir.

Kontrolün sınırları

Yöneticilerin sorumluluk alanlarındaki her işi ve eylemi ayrıntılarıyla kontrol etmeleri mümkün olmadığı gibi gerekli de değildir.

Yöneticinin temel sorumluluğu, her adımı bizzat izlemek değil, işlerin hedeflere, standartlara ve risk sınırlarına uygun yürütülmesini sağlamaktır.

Her işlemin ve kararın yönetici tarafından incelenmesi ile hedefleri, yetkileri, riskleri, performansı ve istisnaları izleyen bir sistem kurulması arasında önemli bir fark vardır.

İkinci yaklaşım, doğru tasarlandığında hem hesap verebilirliği korur hem de çalışanlara hareket alanı sağlar.

Peki kontrolün optimum düzeyi nasıl belirlenebilir

Bunun bütün şirketler için geçerli sabit bir ölçüsü yoktur. Kontrolün düzeyi, işin niteliğine ve riskine göre belirlenmelidir. Dört ölçüt özellikle önemlidir:

1. Riskin büyüklüğü, gerçekleşme ihtimali ve önceliği: Finansal kayıp, insan güvenliği, yasal yükümlülük veya itibar açısından ağır sonuçlar doğurabilecek işlemlerde daha sıkı kontrol gerekir.

2. Çalışanın yetkinliği: Yeni başlayan bir çalışana daha fazla rehberlik ve kontrol gerekirken deneyimli bir uzmana aynı yoğunlukta müdahale etmek gereksiz olabilir.

3. Hatanın geri döndürülebilirliği: Kolayca düzeltilebilen bir taslak ile geri alınması mümkün olmayan büyük bir mali işlem aynı kontrol sürecine tabi tutulmamalıdır.

4. Performansın güvenilirliği: Başarılı sonuçlar ve tutarlı performans, ayrıntılı gözetimin azaltılmasına imkân verebilir. Tekrarlanan hatalar veya değişen koşullar ise kontrol düzeyinin yeniden değerlendirilmesini gerektirir.

Görevlerin ayrılığı, uygun yetkilendirme limitleri, bağımsız kontroller, performans göstergelerinin izlenmesi, düzenli raporlamalar ve istisna raporları ile güvenilir bir sistem oluşturabilir. Böylece organizasyon, tek bir yöneticinin dikkatine ve zamanına bağımlı olmaktan da kurtulur.

Çalışanların potansiyelini açığa çıkarmak

Vizyoner liderler, ortak bir amacı kolektif bir ivmeye dönüştürerek çalışanların potansiyellerini ortaya koymalarına yardımcı olurlar. Bunun için çalışanların yalnızca talimatları uygulamaları değil, düşünmeleri, öğrenmeleri ve sorumluluk almaları da gerekir.

Özgürlüklerine saygı gösterilmediğini, ihtiyaçlarının göz ardı edildiğini ve fikirlerine değer verilmediğini düşünen çalışanlar potansiyellerini yeterince ortaya koyamayabilirler. Sürekli ne yapacağı söylenen, kararları sık sık değiştirilen veya her adımı denetlenen bir çalışanın zamanla kendi kararlarına güveni de azalabilir.