İzmir Büyükşehir Belediyesi, hiçbir belediyede uygulanmayan bir yöntemi dünden itibaren hayata geçirdi. Belediye Başkanı Dr. Cemil Tugay da dahil başkan yardımcısının, genel sekreterin, yardımcılarının, daire başkanlarının, şirket yöneticilerinin, danışmanların makam odası olmayacak. Odacı, çaycı gibi yardımcı hizmet elemanları bulunmayacak.

Lüksün şatafatın bu kadar yüksek olduğu ülkemizde, böyle bir şey yapılabilir mi Cemil Tugay yapılabileceğini kanıtlamaya başladı. Bu durum bürokrasiyi pek memnun etmeyebilir ama bir ilki uygulayan ve örnek olmaya çalışanlar arasında bulunmak da büyük bir onur olsa gerek.

NEREDEN IKTI AIK OFİS İŞİ

Cemil Tugay, New York Belediyesinde, başkan dahil bütün yetkililerin açık ofis sistemiyle çalıştığını öğrenince, bunun İzmir'de uygulanmasını gündeme getirdi. Bürokrasi, "İyi olur başkanım. Kararlar daha seri alınır, görüşmeler daha çabuk olur, beklemeler ortadan kalkar" dediler ama böyle bir sisteme geçileceğine de başta pek ihtimal vermediler.

İzmir'in gözbebeği fuar alanı içindeki belediyeye ait binada bunun hazırlıkları yapıldı. Mimarlar, belirlenen bölümde çalışmalara başladı. Cemil Bey de her fırsatta gelip çalışmaları yerinde gördü. Makam odalarından alınan masa, sandalye, toplantı masaları da birer birer yeni yerine taşındı.

Büyükşehir Belediye Başkanı Cemil Tugay, "açık ofis" sistemine geçeceklerini yaklaşık iki ay önce sohbetimizde söylemişti. Bunu anlatırken, "İzmir Büyükşehir Belediyesi olarak, birlikte üretmenin ve birlikte yönetmenin gücüne inanıyoruz. Bu anlayışla, başkanlık katımızda yepyeni bir çalışma düzenine geçeceğiz" demişti.

YÖNETİM KÜLTÜRÜ DEĞİŞİMİ

Yaklaşık 900 metrekarelik yeni alanda, üst düzey yöneticimler aynı yerde açık ofis sistemiyle dünden itibaren çalışmaya başladı. Toplam 80 kişilik bu alan, fikirlerin daha hızlı paylaşıldığı, kararların daha şeffaf alındığı, koordinasyonun güçlendiği bir merkez haline getirilmesi hedeflendi. Tugay, yeni sistemin amaçlarını şöyle anlattı:

"Hiyerarşileri değil, işbirliğini öne çıkaracağız. Bilgi akışını hızlandıracağız. Kurum içi iletişimi güçlendireceğiz. İzmir için ürettiğimiz her karara, ortak aklı daha güçlü biçimde dahil edeceğiz. Açık ofis anlayışı, sadece bir mekân değişikliği değil; bir yönetim kültürü dönüşümüdür. Bu dönüşümle birlikte, daha katılımcı, daha erişilebilir ve daha üretken bir çalışma ortamını hep birlikte oluşturacağız. Yeni sistemin hepimize ilham vermesini, İzmir'e daha verimli hizmet etmemize katkı sağlamasını diliyorum. Ortak hedefimiz belli: İzmir'i daha yaşanabilir, adil ve çağdaş bir kent haline getirmek. Bu hedefe ancak birlikte çalışarak ulaşabiliriz."

AYINI KENDİSİ ALACAK

Büyükşehir Belediyesi'ne bağlı İzmir ve ilçelerinde tam 1.300 ayrı binada hizmet veriliyor. Kimin o gün ne yaptığını görmek, anlamak da pek mümkün olmuyor. İşte, açık ofiste konulacak ekranda hangi birimde o gün neler yapıldığı yansıtılacak. Bekleyen projeler devam eden işler, bitirilen işler, nerede o gün ne çalışması yapıldığını bütün birimler görebilecek. Her çalışma konusunun ekran renkli de farklı olacak. Örneğin çalışması tamamlanan işler mavi renkli ekranda gösterilecek.

Açık ofis sistemine üst düzey bürokratların uyumu zor olmayacak. ünkü, belediye başkanı da aynı koşullarda görev yapacak. Örneğin Cemil Tugay, çay almak istediğinde masanın arkasına konulan çay makinasından bunu alabilecek. Karton bardak kullanımı da olmayacak. Herkesin bardağı olacak. ay mı almak istiyorsunuz. O zaman yolunuz çay ocağına düşecek. ayınızı alacaksınız. ay ocağında sadece bir görevli olacak. Onun görevi çay, kahve bulundurmak. Bir de gelen bardakları yıkamak. Onun dışında çay getirip, bardakları toplayıp götürme uygulaması da olmayacak.

ALIŞMA YÖNTEMİ ŞÖYLE OLACAK

Başkan da dahil kimsenin ayrı bir odası olmayacak. Öğlene kadar ekip çalışmaları yapılacak. Öğleden sonra ise ayrılan toplantı odalarında ilgili birimler toplantısını yapacak. Bu amaçla birden çok şeffaf toplantı odası yapıldı. Kimin, kimlerle toplantı yaptığı da camlı odada görülecek. Başkan, "Takım çalışmasıyla işler daha hızlı yürüyecek, herkes randevu almadan doğrudan ilgili birimin yetkilisiyle görüşebilecek" diyor.

Büyükşehir Belediyesinin yapılacak yeni binası da 2,5 yıl içinde tamamlanacak. Belediye binasında yine aynı yöntemle yani açık ofis sistemine göre çalışılacak, binanın üst katı bunun için ayrılacak.